Permasalahan SIMRS, Suatu Aplikasi SIMRS yang andal apabila dapat mengantisipasi adanya perubahan dalam SOP, Kebijakan, peraturan-peraturan atau adanya pengembangan subsistem dalam rumah sakit.
Berikut ini akan ditampilkan beberapa perubahan terbanyak yang seharusnya terjadi/tidak dapat dihindari (karena perubahan tersebut dapat meningkatkan citra rumah sakit), tetapi dapat menimbulkan permasalahan pada Aplikasi SIMRS (asumsi telah mempunyai Aplikasi SIMRS/SIRS):
- Pelayanan Registrasi yang awalnya registrasi hanya diloket kemudian dikembangkan menjadi registrasi dibeberapa tempat atau registrasi online.
- Pelayanan obat rawat inap yang awalnya menggunakan sistem peresepan berubah menjadi penggunaan CPO (catatan pemberian obat) pada ODDD atau OUDD
- Perubahan tarif pelayanan maupun pola tarif.
- Peningkatan status klas/tingkat rumah sakit maupun adanya akreditasi rumah sakit
- Adanya Aplikasi pihak ketiga misalnya dari pemasok BAKHP/KSO atau Penjamin.
- Perubahan monitoring dan evaluasi indikator kinerja rumah sakit
- Penerapan ISO terakreditasi atau atau pengembangan standar pelayanan internasional lainya
- Penataan catatan medik dan data pelanggan
- Pengendalian Fraud atau Abuse dari aspek rumah sakit, pelanggan atau penjamin
- Perubahan pengukuran kinerja /pengganjian pegawai/karyawan
dan lain-lain perubahan atau pengembangan medical pathway’s atau pengembangan subsistem lainya misalnya jenjang pendidikan, kepangkatan, prestasi.
Permasalahan (SIMRS) di rumah sakit, Anda mungkin sebagai Manajemen rumah sakit atau pengembang sistem di rumah sakit atau mungkin juga sebagai konsultan dan sistem informasi yang dibuat sampai saat belum memberikan hasil secara optimal apa yang diharapkan atau disepakati sejak awal pelaksanaan, maka tidak perlu khawatir jika pelaksanaan belum setahun, karena membuat suatu aplikasi yang dapat memberikan solusi pada user tidaklah semudah yang dibayangkan. Tetapi apabila pelaksanaannya telah melebihi setahun dan apalagi telah melampaui masa periode uji coba dan tetap saja permasalahan yang anda hadapi tidak berkurang, malah bertambah dengan adanya aplikasi SIMRS maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi SIMRS tersebut sebenarnya yang bermasalah, hanya saja penyebab permasalahannya ada pada masing-masing individu (Pengembang, konsultan dan manajemen) yang terkait. Oleh karena itu perlu dilakukan tindakan koreksi bersama-sama
SIMRS merupakan integrasi subsistem yang ada di rumah sakit, SIMRS adalah satu diantara subsistem dalam rumah sakit, oleh karena itu agar SIMRS dapat mendukung manajemen rumah sakit dalam mencapai Visi dan Misinya maka seharusnya SIMRS berjalan optimal. Suatu dukungan teknologi saat ini agar SIMRS dapat berfungsi optimal yaitu dengan menggunakan Applikasi komputer yang selanjutnya (dalam tulisan ini) disebut Aplikasi SIMRS
Beberapa penyebab kegagalan Aplikasi SIMRS.
- Rumah Sakit tidak mempunyai blue print yang akurat (keseimbangan antara Brainware, Software, Hardware dan infra struktur)
- Sistem Analist kurang jeli melihat/menterjemahkan kebutuhan RS
- Developer dan Konsultan kurang menghayati Visi, misi, strategi dan kebijakan RS (manajemen/Pemilik) dan kurang mengantisipasi perubahan2 subsistem (pelayanan klinik dan non klinik)
Beberapa permasalahan lainnya yang timbul dalam pengaplikasian SIMRS:
Inventarisasi Masalah
1. Penerimaan pengeluaran Biaya
2. Penerimaan pengeluaran BAKHP, Op RS, dll
3. Kinerja Karyawan termasuk pendidikan/penjenjangan
5. Medical Records
6. Pelayanan Medis termasuk obat
7. Pelayanan Non medis termasuk registrasi
8. Keluhan eksternal dan internal
9. Monitoring indikator kesehatan, KPI, Indikator Operasional
10.Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
11.Pemasaran/Informasi
12.Aplikasi Pihak ketiga
Masing-masing permasalah tersebut di analisa sampai akar permasalahannya, kemudian menetapkan Tindakan koreksi maupun tindakan pencegahannya.
Tindakan Koreksi dan pencegahan inilah yang menjadi tujuan utama Aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang akan dibuat oleh Pengembang.
Kegagalan Modul2 Aplikasi:
REGISTRASI
Kegagalan registrasi terutama disebabkan oleh ketidak patuhan pengunjung maupun petugas
eMEDICAL RECORD
Kegagalan eMR terutam disebabkan methode pengumpulan data yang tidak efisien dan optimal
BILLING SYSTEM
Kegagalan Billing System disebabkan aplikasi tidak mempunyai mekanisme kendali
MONITORING DAN EVALUASI
Kegagalan monev terutama disebabkan Proses pengumpulan maupun format data yang tidak akurat
PELAPORAN
Ketidak akurasian Laporan disebabkan banyaknya data tidak teridentifikasi dan terverifikasi
Suatu kendala utama sampai saat ini yang dialami oleh unit pelayanan/rumah sakit yang mempunyai kontrak kerja dengan pihak ketiga/penanggung/pemasok alat adalah ketidak sepahaman nomenklatur
Permasalahan SIMRS (aspek Rumah Sakit)
Blue print SIMRS sebaiknya dibuat dan disesuaikan dengan rancangan strategi jangka panjang pengembangan rumah sakit secara keseluruhan .
Blue print SIMRS memuat antara lain
- Visi -Misi pengembangan SIMRS yang merupakan sub dari Visi-Misi Rumah Sakit diserta target pencapaian jangka pendek/ tahunan
- Penetapan plat form software dan alternatifnya serta pemilihan hardware yang mendukung.
- Kondisi ruang dan pengembangannya (SDS)
- Potensi lain yang mendukung antara lain SDM dan pengembangannya serta Sumber Anggaran
Permasalahan SIMRS (Aspek Konsultan dan Pengembang SIMRS)
Sebenarnya kalau mau jujur, kebijakan, komitmen dan infra struktur lainnya termasuk SDM dan SDS dari Rumah sakit sudah ada. dan dipahami betul oleh Manajemen RS sebab kalau tidak, tidak akan pernah terjadi kontrak kerja sama dengan pengembang. Kendala adakah sistem analist yang mampu menterjemahkan “kebutuhan” serta menggali permasalahan2 yang ada di RS? selanjutnya mengkomunikasikannya ke pengembang. Kendala kedua dan ini yang terbanyak. Apakah pengembang mampu menerima informasi dari Analist yang kemudian menterjemahkan kedalam Visi, Misi, Kebijakan, aturan RS?
Sebagai contoh Keinginan manajemen RS agar Regstrasi berjalan lancar (tdk ada masalah) kemudian pengembang telah membuatkan modul registrasi dengan aplikasi flatform tercanggih, dengan barcode, dengan Electronic Waiting List, informasi pasien menggunakan LCD 49 inch ala bandara udara plus sound system yang nyaring dan jelas menggunakan 8 unit Komputer tercanggih tetapi apa yang terjadi?, pasien tetap bertumpuk dengan antrian (rata pasien RJ >500 orang perhari) pada jam 8-12 Pagi, apa penyebabnya?
”Ruang Tunggu hanya mempunyai kapasitas 40-50 orang” jadi terlihat pasien berjubel didepan loket, kalau ditanya pengembang jawabannya “Ruang tunggu sempit”, terus apakah disarankan kepada Manajemen RS merombak Rumah Sakitnya?, waduh dampak kondisi tersebut pencitraan RS makin jelek, pasien tdk mau tau apakah RS menggunakan alat yang canggih, yang penting nyaman. dan aman (Standar pelayanan non medik waktu tunggu adalah 5 menit ideal di Indonesia, di LN kurang 1 menit). Kenapa?, karena pasien yang menunggu bisa saling menularkan, nah lo...
Permasalahan SIMRS (Aspek Sub sistem)
BILLING SYSTEM
Banyak unit pelayanan mempunyai subsistem akuntansi tersendiri, namun pada prinsipnya memudahkan para menejemen dalam pengelolaan keuangan, transaksi/pencatatan serta informasi yang real time, akurat dan akuntabel
Transaksi real time dengan menggunakan semua cara bayar misalnya Tunai (cash, cek), kartu debet/kredit, uang muka/panjar, pengakuan piutang dll Otomatis tercatat dalam mekanisme pembukuan.
Informasi Penerimaan termasuk dari pihak penanggung, informasi pengeluaran termasuk pembagian jasa medik perperiode persubunit serta biaya jasa rumah sakit dan bahan alat kesehatan habis pakai (BAKHP)
Termasuk Neraca rugi/laba operasional
Dilengkapi perhitungan kewajiban/ pajak
Kesemuanya terjembatani menjadikan suatu subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen Keuangan yang andal
MEDICAL RECORD
Catatan medik pasien (medical record) adalah satu-satunya dokumen yang sangat diyakini kebenarannya, tidak mempunyai kadaluarsa, seperti layaknya dokumen sejarah, berbeda dengan catatan inventaris kekayaan atau keuangan yang mempunya masa retensi/penyimpanan, autentik medical record dilindungi undang undang, sangat rahasia, tidak boleh hilang/rusak dan tidak boleh berubah. Seorang pasien seharusnya hanya mempunyai satu catatan medik di satu rumah sakit.
Untuk memenuhi tuntutan tersebut diatas, catatan medik pasien harus tersimpan aman dalam arti yang seluas-luasnya. Pengelolaan catatan medik pasien membutuhkan suatu seni dan ilmu tersendiri, kekeliruan pengelolaan berdampak serius.
Permasalahan yang sering terjadi antara lain. Hilang dalam peminjaman, rusak dalam enyimpanan/penelitian, Berubah/lapuk dalam penyimpanan, Tercecer sebagian dalam pelayanan, Mudah diganti/disalin bila sobek (keakurasian tdk terjamin), Kesulitan mencari bila dibutuhkan, Terjadi duplikasi dalam pembuatannya
REGISTRASI
Kenapa harus dipersulit kalau bisa dilaksanakan dengan mudah, dinegara maju hampir semua pelayanan tidak lagi memerlukan suatu registrasi ditempat pelayanan.
Beberapa hal yang menyebabkan pelaksanaan registrasi menimbulkan permasalahan yang terkadang dapat menurunkan pencitraan :
Ratio Pendaftar dengan tempat/loket tidak sesuai/seimbang, tempat kurang nyaman, waktu pencatatan lebih lama karena membutuhkan data lebih banyak, kelengkapan dokumen, identifikasi yang tidak perlu, pencatatan berulang, terjadi duplikasi, registrasi ulang untuk pelayanan lainnya, otorisasi, Ketidak pastian urutan pendaftaran, biaya registrasi, dan lain-lain aturan yang mengharuskan registrasi
MONITORING DAN EVALUASI
Fase Monitor dan evaluasi semua operasional/pelaksanaan program termasuk perencanaan mutlak diketahui secara cepat dan akurat, sehingga pengambilan keputusan juga bisa lebih tepat dan cepat.
Sangat berbeda Monitirng dan evaluasi (Monev) proses bisnis kesehatan dengan lainnya, dimana memerlukan suatu penilaian terhadap indikator khusus yang berlaku universal. Misalnya adanya peningkatan ratio kunjungan terhadap penyakit tertentu.
Sebagai manajemen rumah sakit berkewajiban menginformasikan ke institusi yang berwewenang, selain mempersiapkan fasilitas akibat peningkatan indikator tersebut juga mempersiapkan contigency plan
Selain dari pada itu suatu mekanisme Monev juga harus dilengkapi EWS (Early Warning System) yang memberikan signal terhadap indikator–indikator kinerja (Operasional/manajerial) maupun signal terhadap KPI (Key Performance Indicator)
PELAPORAN
Selain tugas sebagai manejer suatu unit pelayanan, pembuatan laporan mutlak harus dibuat.
Berbagai bentuk informasi yang perlu dilaporkan, menjadikan mekanisme kerja ini perlu penanganan tersendiri.
Hambatan yang mungkin terjadi adalah:
Keterlambatan pembuatan laporan (bentuk, jumlah dan periode pelaporan, serta sumber data sangat mempengaruhi ketepatan waktu), reproduksi laporan untuk jenis dan periode yang sama sering berbeda, pengarsipan/dokumentasi, pembuatan SP (Surat Pengantar), Nomor surat/ identifikasi serta alamat tujuan Laporan. Hal tersebut dapat menyebabkan Laporan kurang akurat
VERIFIKASI
Suatu kendala utama sampai saat ini yang dialami oleh unit pelayanan/rumah sakit yang mempunyai kontrak kerja dengan pihak ketiga/penanggung/pemasok alat adalah ketidak samaan persepsi tentang item (jenis pelayanan, tarif/cost atau akomodasi). Penyebab permasalahannya adalah, mereka mempunyai aplikasi program (software) dan aturan sendiri. Akibatnya rumah sakit mempersiapkan segala sumber daya (waktu, tenaga dan alat) untuk itu. Suatu mekanisme kerja yang tidak efisien dan akhir kesemuanya itu menggangu cash flow dan operasional rumah sakit.
Sumber : www.pirantilunak.web.id
EmoticonEmoticon